Compte-rendu du Bureau du 17 Mars 2022 et Préparation de la Tricomtaise

Réunion du bureau

Présent(e)s: Claire JOURDAIN, Aurélie BEAUPEU, Mélanie DESSEVRES, Jérôme CHAUVET, Guillaume TENAILLEAU, Patrick QUILLAUD, Nicole L'HERMITE, Cyrille DURAND, Ingrid VINCENDEAU, Xavier DESLANDES, Aline HERMOUET, Laure CHOTARD


Excusé(e)s: Laurent TESSON



Placard RLV :

Demande faite auprès de la mairie d’un placard pour stocker le matériel : banderole, caisses… Réponse à venir.


Les Amis d’Emilie :

Julie, adhérente de l’asso, propose de publier des infos au sujet d’une action en faveur de l’Association « Les Amis d’Emilie » qui se déroulera du 2 au 10 avril et qui permettra de financer du temps pour les parents d’enfants handicapés.
Les modalités seront expliquées plus précisément dans un article à venir sur notre site. En vous espérant nombreux à venir marcher ou courir pour une bonne cause !


Visite salle de handball :

La mairie a proposé une visite de la salle de handball ce vendredi 25 mars à 18H. Certains membres du bureau y sont déjà allés. Claire est intéressée pour la visite dans l’optique de la Tricomtaise.


Vêtements :

4 références Hommes et Femmes ont été validées : Tee-shirts, Débardeurs, Vestes et Sweats zippés.
Pour les Tee-shirts et débardeurs, la couleur violet a été retenue à l’unanimité.
Les produits seront visibles sur le site et les commandes et paiements s’effectueront via Helloasso.
Les tarifs restent à déterminer en fonction du prix d’achat et du montant généreusement donné par le sponsor (Merci MediaproX : Xavier!)


Bicentenaire :

La course aura lieu le 27 mars et le RLV a accepté de tenir un stand dans le village de la Bicentenaire qui sera installé dans le Hall C du Parc des Expos des Oudairies.
Nous disposerons de 3 grilles pour faire connaître notre asso et communiquer pour la Tricomtaise. Nous exposerons notre banderole, quelques tee-shirts, des affiches et le parcours de la course. Cependant, les flyers sont interdits ! D’où l’idée de réaliser en urgence un QR code pour informer les intéressés et de prévoir un ordinateur pour faire défiler le film réalisé par Laure et visible sur notre site et facebook.
L’installation est prévue à 8H. Cyrille et Claire seront présents au stand, Ingrid et Patrick viendront également (hors temps de course).
Un appel aux bénévoles va être diffusé sur notre site. Un repas pour les bénévoles est proposé par l’organisation à 13H.


Commission Parcours :

- Les Farfadets : une sortie est prévue le dimanche 25 avril afin de (re)découvrir le parcours de la Tricomtaise
Peut-être organiser une sortie Farfadet tous les mois à date fixe ?
- Inviter les Courlish et Courir à Thorigny en mai, c’est notre tour de les recevoir et judicieux de le faire avant la Tricomtaise


Commission Festive :

Proposition d’une sortie avec moment de convivialité à l’arrivée

FIN de la réunion Bureau et DEBUT de la réunion de préparation de la Tricomtaise

Présent(e)s: Membres du Bureau + Johann MERRER



Chaque pôle expose son organisation et exprime ses besoins matériels et humains.


Pôle Course Enfants :

- 9 : commissaires + 3 : inscriptions (dans le Club House)
- prévoir les dossards
Mise à disposition d’un vélo Smoothie  par Harmonie Mutuelle : 2


Pôle Ravito :

2 points :
- Vallée Verte 3 : ravito liquide (bonbonnes d’eau) : gobelets carton + poubelles
- Arrivée : 6 deux côtés de ravito : un qui donne sur la course, un pour le final
ravito liquide et solide : fruits, pain d’épices…

Pôle Restauration :

- Horaires d’ouverture : à partir de 17H
- Prévoir 6 bénévoles et prévoir un changement au cours de la soirée : 2 X 6

Pôle Bar :

- Horaires d’ouverture : à partir de 16H
- Prévoir 5 bénévoles et prévoir 2 changements au cours de la soirée : 3 X 5


Pôle Logistique :

- Présentation du plan d’implantation des différentes structures sur le site : animation, restau, bar...Contrainte des raccordements en électricité à la salle du Moulin Rouge.
- Zone d’attente pour les coureurs derrière la salle de hand : bonne visibilité pour intégrer la course.
- Beaucoup de bras seront nécessaires pour installer et désinstaller


Pôle Parcours :

- Le temps de la course : 30 commissaires
- 4  « ouvreurs » et « fermeurs » de course en VTT sont prévus.

Pôle Inscription :

- Récupération des dossards de 14H30 à 16H45.
- 3 zones de récupération : Equipes de 1 à 49 : 2, Equipes 50 à 99 : 2, Equipes 100 à 150 : 2
- 10 challenges sont proposés : 1. Classement général - 2. Equipe Féminine - 3. Equipe Mixte - 4. Moins de 90 ans - 5. Plus de 180 ans - 6. Association - 7. Entreprise - 8. Nombre d’équipes - 9. Fair Play - 10. Déguisement


Pôle Communication :

- Les flyers sont en cours de distribution, les affiches et dépliants vont arriver
- Prévoir des articles pour la presse écrite : Ouest France, la Chaize infos, la Roche mag, la journal du département
- Un reportage TV Vendée aura lieu quelques jours avant l’évènement


Récompenses :

de nombreux lots...SURPRISE !


Chers adhérents, vous l’avez compris, la Tricomtaise compte sur vous ! N’oubliez pas de vous inscrire en tant que coureur et/ou bénévole pour participer à la fête !

Ingrid VINCENDEAU, Secrétaire adjointe